私は今まで、仕事場で自分の後輩を持った事がないのですが
私が産休に入ることもあり、はじめて自分の後輩を持つこととなりました。
私は人に何かを教えることが凄く苦手なので、ネットとかで調べて
口頭で伝わらなそうな事はマニュアルや図にして伝える。
理解したかを確認して、理解するまで説明すること。を意識して教育をはじめてみました。
第一の壁
引き継ぎする事に関してのマニュアルが無いこと
うちの会社ではシステムを10個以上使用していて、勤怠管理だけでも3種類のシステムと29種類のExcelを使用しています。凄い複雑(笑)
なのに全てにおいて驚くほどマニュアルが何もない！！しかも後輩が入ってくるのはあと3日！！
ということで、マニュアルがいらないものから作業してもらって、マニュアルを作ったらやってもらおう。そう思っていたのですが・・・
後輩がある日、
やり方を説明してもらって、あなたがマニュアルを作りなさい。と上司から指示を受けたので、マニュアル作ります！
と言い出したのです。ん？なんでそうなった？と聞いてみると、
私が作ります！と上司に言いました！
えーーー( ﾟдﾟ)困った・・なんでそんな時間がかかる事を・・・そして上司もなんでOKした？と思いましたが、上司が言うなら仕方ない。
後輩にはやり方を教え、マニュアルを作成する時間を半日与えました。
が、結局1日かかり完成したのが、パワポverとExcel verなんで2つ？！
どっちが見やすいか悩んだので2つ作りました！
えーーー( ﾟдﾟ)２つ作って1日つぶすならどっちか1つで良いんでない？と思いました。
マニュアルを2つ確認し、次の引き継ぎへ・・・
第二の壁
引き継ぎをしていくと、だんだんと見えてきたのが、ケアレスミス・・・本当小さい事だけど、Excelで作成している請求書の合計が合ってないとか、経費精算の金額が領収書と合ってないとか、その小さなことが結構大事。
様子を見ていると、なんか焦ってる？と思い、業務量は正直どうか聞いてみると
正直、 いっぱいいっぱいです。 もうテンパっているので、これ以上の引継ぎはきついです。
そうかと思い、上司へ全てを短期間で教えるのはミスの元なので、業務の振り分けについて自分の課全体で再度考えてもらえないかをお願いし全体の打ち合わせをしてもらった。
そこで、私の先輩方も協力してもらって、後輩の引き継ぐ業務量を少し減らしてもらうことに成功！
これで安心と思った束の間・・・
先輩！この業務について引き継ぎお願いします！
私がやると上司に言いました！
正直きついですが、気合いで頑張ります！
ん？それは引き継がないことになったよね？えーーー( ﾟдﾟ)
しかも、全然出来る根拠がない！！
上司に確認したところ、「打ち合わせと違うけど、あなたがやってる全ての事を引き継いで」
えーーー( ﾟдﾟ)上司止めろよー！そして私の知らないところで話まとめるなよー！
と言う事で、再度教育計画を組み直しました。
第三の壁
私の会社にはコールセンターがあり、そのコールセンターがなかなかのクセ者揃い(o_o)
業務は回っておらず、コールセンターの業務が事務に降りかかってくることも度々あります。
ですが！そこは課も違いますし、業務の垣根を越えて事務が残業になったり、自身の業務が後回しになったり、同じ課の人にも迷惑をかけることになりかねないので
私は決して垣根を越えないように、コールセンターの仕事には手を出さず、やって欲しい事を伝えるだけ、後輩にもそのように指導しました。
ある日、ふとメールを見ると、後輩が取引先に問い合わせをしていました。内容を見ると、これはコールセンターの仕事ではないか？
後輩へすぐ連絡。すると
コールセンターに言うより、自分がやった方が早いので、独断で送りました。
私が対応するので大丈夫です。
えーーー( ﾟдﾟ)早いことは分かってますよ、でも早いとかではないんです。私がやるからとかでは無いんです。
案の定、後輩の居ない時にコールセンターへの問い合わせを私が受ける事に・・
取引先もこの前メールで聞いてきましたよね？こちらでも問い合わせして良いんですよね？
ほら言わんこっちゃない！
第四の壁
ある日、今日の引き継ぎ内容を説明すると
すみません、今日は難しいかもです。
この業務やりますって言ったので、今日はこれやろうと思って。
えーーー( ﾟдﾟ)なにその業務！私も知らない！！
せっかく昨日、ほとんどの業務終わらせて帰ったのに・・・
後輩は上司の拠点の方でやっている、私もやった事のない業務をやると言って受けていました。
ここで、私は再度確認しました。
・業務量は自分的に大丈夫？
・引き継がれた事を理解していて、ミスがないかの確認までちゃんと出来る？
・残業がしたい派？
すると、答えは「業務量はキツいし、ちゃんとらこなせてるか不安だし、残業もしたくない」
第五の壁
後輩がいっぱいではあるし、これから新規の案件も来ることから、事務員を2人体制にする事になりました。
面接しているのですが、どこ方もお子さんがいらっしゃって残業は難しい。
ですが、今の業務量を2人でこなせば、残業はなさそうなので私は問題ないかな。と思っています。
すると後輩が、
残業が出来ない人でも問題ないです！私が残業するので！
お子さんの用事で仕事来れなくても私がやりますし、在宅勤務もなくても大丈夫です！
言ってる事がいよいよめちゃくちゃです。
私の考えは、残業する程で業務量を考えてはいけないし、自分がやるからと思っていて、もし自分がダメな時、結局もう1人に負担がかかってしまう。業務量が増えても、どうしたら定時で終わらせられるフローを組むかが大事だと思います。
多分、後輩は考え方がバリバリの体育会系なんですかね？ですが体調は崩します。そうなると結局私が対応します。こういう時に少し私のことを考えてくれないかなーなんて思ってます(笑)
第六の壁
月初はどこの会社もですが、やっぱり忙しいです。そんな月初でも残業は1時間くらいで済んでます。
そんな月初に、今日中にやらないといけない事が私だけあり、1時間で帰れるな。と思ってました。
なので、上司に伝えて、後輩には1時間だけ残るから先に帰ってて〜と言ったら
いえ！帰りません！
前の会社ではみんなが帰るまで待っていました！
絶対残して帰りません！
「そんなのおかしいし、私は仕事場から家まで近いし、たった1時間で帰るから大丈夫！」と伝えましたが、どうしても帰らないので焦って作業して、帰りました。
私だったら先輩に聞いて、何も手伝える事がなければ帰ります。
残業も経費ですし。意味のない残業は時間の無駄です。先輩に帰るように言われれば帰るタイプの人間です・・・
次の日、後輩に請求書を作成してもらい、上司に確認を頼み定時になりました。
請求書の提出は明日でも良いので、今日は帰るか！と言ったら
いや！確認を頼んで帰るなんて悪いので残ります！
30分待って、何も言われなかったら声かけます！
えーーー( ﾟдﾟ)帰ること声かければ、上司の仕事の優先順位が変わるだけなんだから、声かけて帰ろうよ～。その30分何するの？！
ここまできて思ったことは、私と後輩は考え方が真逆に違うと言うこと。
悩んだ時私は、同じ悩みの人がどのように対応しているのかをネットで探します。
ですが、この問題はなかなか見つからず、仕事場で唯一考え方が分かり合える人に相談してみました。
するとその人は
「私だったら、若いし、多分言っても分からないので、本人が自分で気付くまで放っておきますね。」
えーーー( ﾟдﾟ)予想外！
私自身が若いのでなかなか思いつきませんでした。自分の後輩なのにそんな・・と思っていたら、
「ただ、あまりにも道を外れそうになったらストップをかけますよ。」
すげえ大人な意見すぎて、先輩っぽいと思いました。
なので、今は後輩が何しているか分からない業務に関しては見守りつつ特に触れないようにしてます。
ただ、垣根を超えた業務に関しては一応、諭していこうかなというのが私の課題です。